Hoe word je freelancer en waarmee moet je rekening houden?

Wil je zelfstandig worden? Starten als freelancer is minder ingewikkeld dan je misschien denkt. In principe kan iedereen als zelfstandige aan de slag, al zijn er voor sommige activiteiten specifieke voorwaarden. Je begint met een inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) via een erkend ondernemingsloket. Daar registreer je je activiteit officieel en krijg je een ondernemingsnummer. Als je btw-plichtig bent, dan moet je ondernemingsnummer ook geactiveerd worden als btw-nummer bij de btw-administratie.

Heel wat freelancers starten eerst als zelfstandige in bijberoep, naast een vaste job. Zo verkennen ze het werken als zelfstandige zonder al te veel risico’s te moeten nemen en kunnen ze hun activiteiten als zelfstandige stap voor stap uitbouwen.

Naast je inschrijving breng je best meteen nog een aantal zaken in orde. Zo open je bij voorkeur een aparte professionele rekening (aan te raden bij een eenmanszaak en verplicht bij een vennootschap), kies je een boekhoudpakket dat bij je past en sluit je je aan bij een sociaal verzekeringsfonds. Dat is verplicht voor zelfstandigen en zorgt ervoor dat je sociale bijdragen correct worden berekend en betaald, onder meer voor je pensioen en je sociale bescherming.

Sluit ook de nodige verzekeringen af. Overweeg bijvoorbeeld een verzekering gewaarborgd inkomen voor als je tijdelijk niet kan werken. Zo vermijd je financiële verrassingen als je lange tijd ziek wordt. En als zelfstandige heb je er misschien ook baat bij om even stil te staan bij het opbouwen van een aanvullend pensioen.

Een aparte professionele rekening is niet verplicht, maar zorgt wel voor meer overzicht in je inkomsten en uitgaven. Hetzelfde geldt voor een goede boekhouding: het maakt je administratie een stuk eenvoudiger en helpt je om je financiën onder controle te houden.

De voor- en nadelen van freelancen

Voor de meeste mensen geven de vrijheid en de flexibiliteit van het freelancen de doorslag om als zelfstandige aan de slag te gaan. Tegelijk zijn er ook enkele aandachtspunten. We zetten de belangrijkste voor- en nadelen voor je op een rij.

Voordelen van freelancen

• als freelancer kies je zelf welke opdrachten je aanneemt
• werken voor verschillende klanten zorgt voor afwisseling
• je kan je werkuren flexibel indelen
• je bepaalt je eigen uurtarief
• je kiest zelf waar je werkt
• freelancen in bijberoep is goed te combineren met een vaste job

Nadelen van freelancen

• je inkomen kan schommelen
• je moet zelf op zoek naar klanten (prospectie)
• je staat zelf in voor je administratie
• je zorgt zelf voor je verzekeringen en pensioen
• zelfstandig werken kan soms wat eenzaam aanvoelen

Wanneer word je door de fiscus als zelfstandige beschouwd?

Een inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) betekent niet automatisch dat je ook fiscaal als zelfstandige wordt beschouwd. In België beoordeelt de fiscus de concrete situatie om te bepalen of je effectief een zelfstandige activiteit uitoefent.

Daarbij wordt onder meer rekening gehouden met volgende elementen:

• je oefent een activiteit uit met de bedoeling om winst te maken
• je werkt zelfstandig, zonder gezagsverhouding, en organiseert je werk zelf
• je neemt financieel risico (bijvoorbeeld door kosten of investeringen)
• je activiteit heeft een duurzaam en regelmatig karakter
• je werkt onafhankelijk, eventueel voor meerdere klanten
• je organiseert je activiteit zelf en zet daarvoor middelen in
• je inkomsten zijn niet gegarandeerd en hangen af van je activiteit

Deze elementen worden niet afzonderlijk beoordeeld, maar in hun geheel. Wijst de globale beoordeling in die richting, dan word je beschouwd als zelfstandige en zijn je inkomsten belast als beroepsinkomsten.

Heb je als freelancer een ondernemingsnummer nodig?

De overgrote meerderheid van de freelancers is officieel geregistreerd in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Voer je heel af en toe een opdracht uit zonder echt een zelfstandige activiteit op te bouwen, dan kan je die inkomsten aangeven als diverse inkomsten in je belastingaangifte. Dat is bijvoorbeeld het geval bij sporadische opdrachten zonder duurzaam karakter.

In dat geval:

• betaal je belastingen op die inkomsten

• hoef je je niet aan te sluiten bij een sociaal verzekeringsfonds

• moet je in principe geen btw aanrekenen of aangifte doen

Let wel: dit is alleen mogelijk als het om eerder uitzonderlijke of bijkomende inkomsten gaat. Zodra je regelmatig opdrachten uitvoert en structureel werkt als freelancer, ben je verplicht om je als zelfstandige te registreren via een ondernemingsloket en een ondernemingsnummer aan te vragen.

Als zelfstandige heb je dan wel een aantal verplichtingen:

• je aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds

• je btw-nummer activeren (tenzij je onder een vrijstellingsregeling valt)

• een correcte boekhouding bijhouden

• sociale bijdragen betalen

Maar ook als je niet officieel ingeschreven bent, kan de fiscus altijd vragen om bewijsstukken. Het is dus verstandig om je inkomsten en kosten goed te documenteren.

Veel starters kiezen ervoor om eerst voorzichtig te beginnen met enkele opdrachten in bijberoep en later de stap te zetten naar een volwaardig statuut als zelfstandige.

Welke rechtsvorm kies je als zelfstandige?

Wanneer je start als zelfstandige, kies je onder welke rechtsvorm je je activiteit uitoefent. In België starten veel freelancers als eenmanszaak, maar ook een vennootschap, zoals een BV, is een optie.

Elke rechtsvorm heeft eigen regels, voordelen en aandachtspunten. Zo ben je bij een eenmanszaak persoonlijk aansprakelijk voor eventuele schulden. Bij een vennootschap is die aansprakelijkheid doorgaans beperkt tot het vermogen van de vennootschap, al zijn er uitzonderingen.

Welke rechtsvorm het best bij je past, hangt onder meer af van je verwachte inkomsten, de risico’s van je activiteit en je toekomstplannen. Daarom is het belangrijk om je goed te informeren over de verschillende opties en wat die concreet voor jou betekenen.

Freelancen in hoofdberoep of bijberoep?

Naast voltijds freelancen kan je er ook voor kiezen om in bijberoep als freelancer te werken. Veel zelfstandigen combineren hun freelance activiteiten met een vaste job. Ze werken bijvoorbeeld een aantal uren per week voor een werkgever en nemen daarnaast extra freelance opdrachten aan.

Freelancen in bijberoep is vaak een laagdrempelige manier om te starten. Je behoudt de zekerheid van een vast inkomen, terwijl je tegelijk ervaring opdoet, een klantenbestand opbouwt en ontdekt of het zelfstandigenstatuut bij je past.

De overstap naar freelancen in hoofdberoep zet je meestal wanneer je activiteit als zelfstandige voldoende stabiel en rendabel wordt. Denk bijvoorbeeld aan een situatie waarin je inkomsten uit freelance werk structureel toenemen, je een vaste klantenportefeuille hebt opgebouwd en je voldoende opdrachten hebt om je inkomen te vervangen. Ook praktische overwegingen spelen mee, zoals tijdsgebrek om beide activiteiten te combineren of de wens om je volledig te focussen op je eigen zaak.

Belangrijk is dat je de overstap goed voorbereidt. Zo zorg je best voor een financiële buffer, voor een duidelijk zicht op je verwachte inkomsten en kosten en ga je na of je sociale bijdragen en verzekeringen afgestemd zijn op een hoofdberoep. Zodra je niet langer een hoofdactiviteit in loondienst hebt of niet meer aan de voorwaarden voor een bijberoep voldoet, wijzig je ook je statuut van bijberoep naar hoofdberoep.

Hoe bepaal je jouw tarief?

Als freelancer bepaal je zelf je uurtarief of dagtarief. Dat tarief is een combinatie van je kosten, de gangbare prijzen in de markt en de waarde van je expertise. Vraag je te veel, dan kan het zijn dat klanten afhaken. Vraag je te weinig, dan wordt je werk misschien minder serieus genomen of moet je erg veel werken voor een degelijk inkomen.

Om een correct tarief te bepalen, start je best met een goed marktonderzoek. Kijk wat anderen met gelijkaardige ervaring en expertise vragen, en stem je prijs daarop af.

Als je wil berekenen wat je aan je werk overhoudt, moet je zeker ook rekening houden met kosten als:

• belastingen
• sociale bijdragen
• verzekeringen
• beroepskosten, zoals verplaatsingen, software en materiaal

Het is erg belangrijk om je sociale bijdragen en je belastingen goed mee te rekenen, omdat die een aanzienlijke impact hebben op wat je netto overhoudt.

Hoeveel moet je verdienen om rond te komen als freelancer?

Een freelance inkomen werkt anders dan het loon uit een vaste job. Werk je voor een werkgever, dan worden belastingen en bijdragen automatisch ingehouden en krijg je maandelijks je nettoloon uitbetaald. Als freelancer ben je daar zelf verantwoordelijk voor.

Je moet dus zelf rekening houden met:

• belastingen
• sociale bijdragen
• verzekeringen
• pensioenopbouw

Om te bepalen hoeveel je moet verdienen om comfortabel rond te komen, kijk je best naar het grotere plaatje. Maak een berekening op jaarbasis, zodat je een realistisch beeld krijgt van je totale inkomsten en kosten.

Als freelancer betaal je sociale bijdragen via je sociaal verzekeringsfonds en worden je belastingen berekend op je netto belastbaar inkomen (na aftrek van kosten). Dat bepaalt wat je uiteindelijk overhoudt.

Hou er ook rekening mee dat je niet elk gewerkt uur kan factureren. Tijd die je besteedt aan administratie, het zoeken van nieuwe klanten of opleiding kan je meestal niet doorrekenen.